Attitudes of Deans and Academic Chairpersons of the Palestinian Universities Toward Computerization of their Administrative Jobs
Date
1999
Authors
Yazid Ahmad Fayyad Jawabreh
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Abstract
The purpose of the study was to investigate the needs of deans and academic chairpersons at the Palestinian Universities to computerize their following administrative tasks: Administrative planning of the administrative units represented by deanships and chairpersons departments. Administrative organization. Employment procedures which are necessary for administrative unit. Controlling on the administrative unit. Utilizing and organizing information. Department interior tasks. Furthermore the study tried to investigate whether the deans and the chairpersons attitude affected according to the following variables sex, age, academic degree, years of administrative experience. The research questions:
1. What are the administrative roles practiced by deans and chair persons of Palestine Universities and the importance of each role?
2. What are the administrative roles needed computerization at the Palestine Universities? 1 0 A Methodology the population of the study consisted of all deans and academic chairpersons in the north Palestine. For data collection, the researcher used a questionnaire consisting of four versions. Version A Personal data. Version B consisted of two items focusing on the general information concerning the administrative jobs. Version C consisted of six items focusing on using the computer in the administrative work. Version D Consisted of 57 items(statements) distributed among six scales. The questionnaire was checked for validity by group of experts on the subject. The reliability for the questionnaire was calculated by using Cronbach - Alpha, the reliability coefficient of Measurement responsibility was (0.86) and the Task measurement was (0.92), whereas The measurement need for task computerization was (0.87). The collected data was analyzed by the computer and the following statistical methods were used in answering the questions of the study:\ I. Percentages 2. Means 3. Standard deviation Finding:
- Lack of using computer sets by deans and academic chairpersons due to insufficient time and training programs.
- Unfamiliarly of deans and chairpersons to use and operate computers in their administrative jobs.
- There is no job description for administrative job of dean and chairpersons in Palestine Universities .
- Administrative tasks by deans and academic chairpersons in the Palestine Universities was influenced by sex variable in favor of females.
- Administrative tasks by deans and academic chairpersons in the Palestine Universities was influenced by age variable in favor of age group above 50 years. - Administrative tasks by deans and academic chairpersons in the Palestine Universities was influenced by academic title variable in favor of assistant professor.
- Administrative tasks by deans and academic chairpersons in the Palestine Universities was influenced by variable of years of experience in administrative work in favor of those having more than five years of experience
- Administrative tasks by deans and academic chairpersons in Palestine t universities Was influenced by university variable in favor of Bethlehem university. Recommendations:
1. Building special programs by computer centers in West Bank Universities to computerize the administrative (Unction curried Out by deans or chairpersons and storing them on networks connected with data
2 - base or through personal computers Holding special training courses by computer centers in West Bank universities for the purpose of teaching computer operation systems and application programs.
3. It is necessary to provide a detailed and distinctive job description for both deans and chairpersons by planning departments in each west bank university, which may be computerized easily.
4. Conducting furthers research concerning information system analysis needed by deans and chairpersons in Palestine Universities.
هدفت هذه الدراسة إلى الكشف عن اتجاهات عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية إلى حوسبة مهامهم الإدارية التالية: - التخطيط الإداري للوحدة الإدارية ممثلة بالعمادة ورئاسة القسم. - التنظيم الإداري. - الإجراءات التوظيفية المطلوبة لتوظيف الكوادر اللازمة للوحدة الإدارية. - الرقابة على الوحدة الإدارية. - استعمال المعلومات وتنظيمها. - مهمات القسم الداخلية. كما هدفت إلى توفير قاعدة معلومات وبيانات وصفية تتعلق بالخصائص الأكاديمية لعمداء الكليات ورؤساء الأقسام بحيث يمكن الاستفادة منها في أغراض التطوير والتخطيط المستقبلي. وبالتحديد فان الباحث حاول في دراسته الإجابة عن الأسئلة التالية: 1. ما الأدوار الإدارية التي يمارسها عمداء الكليات ورؤساء الاقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية وأهمية كل منها بالنسبة إليهم؟ 2. ما الأدوار التي يقدرها عمداء الكليات ورؤساء الاقسام في الجامعات الفلسطينية أنها بحاجة إلى حوسبة؟ 3. هل تتأثر المجالات الادارية لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغيرات الجنس والعمر والرتبة الأكاديمية والخبرة في العمل الإداري والجامعة؟ وللإجابة عن هذه الأسئلة قام الباحث بتوزيع استبيان على أفراد مجتمع الدراسة المكون من جميع عمداء الكليات ورؤساء الاقسام في الجامعات الفلسطينية الخمس (جامعة النجاح, جامعة بيرزيت, جامعة بيت لحم, جامعة الخليل, جامعة القدس) والذين بلغ عددهم (133) عميد/ رئيس قسم), أعاد (120) منهم استجاباتهم أي بنسبة 90.22% وقد طور الباحث هذا الاستبيان الذي تضمن ست مهام إدارية رئيسية مفصلة إلى بنود فرعية عددها (57) مهمة فرعية , وقد تم التأكد من صدق الاختبار من خلال عرضه على لجنة من المحكمين عددها (15) مختصا وخبيرا في شؤون الإدارة والتربية وعلم الحاسوب وتم حذف كل فقرة لم تنل موافقة (80%) من أعضاء اللجنة. ومن أجل تحديد معامل الثبات لأداة الدراسة استخدمت طريقة الاتساق الداخلي باستخدام معادلة كرونباخ ألفا (Cronbach- Alpha) حيث وصل معامل ثبات مقياس مسؤولية المهمة (0.86) بينما جاء ثبات مقياس المهمة (0.92) أما معامل ثبات مقياس الحاجة إلى حوسبة المهمة فكان (0.87) وقد اعتبرت هذه النسب كافية للدلالة على ثبات الاختبار. ولأغراض التحليل الإحصائي في الإجابة عن أسئلة الدراسة تم استخراج المتوسطات الحسابية والانحرافات المعيارية لقياس معدلات القيم الخاصة بالمتغيرات, واحتساب معامل الارتباط (بيرسون) للمهام الادارية ولمتغيرات الدراسة. وقد توصل الباحث إلى عدة نتائج من أهمها: - نقص واضح في استغلال أجهزة الحاسوب من قبل عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية نظرا لعدم توفره في الدرجة الأولى وعدم وجود الوقت الكافي لديهم لمتابعة دراسته, ولنقص في الحصول على دورات تدريبية متعلقة بالعمل على الحاسوب. - ضعف في الدراية الكافية بالتشغيل لدى الكثير من العمداء ورؤساء الاقسام وعدم وضوح مجالات استغلاله في عملهم الاداري. - لا يوجد اتفاق واضح لدى عمداء الكليات ورؤساء الاقسام في الجامعات الفلسطينية على وجود وصف وظيفي مكتوب متعلق بوظائفهم الإدارية باستثناء وجود تعليمات إدارية يسيرون على هداها. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير الجنس وبفارق بسيط لصالح الإناث. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير العمر, ولصالح الفئة العمرية أكثر من (50) سنة. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير الرتبة الأكاديمية, ولصالح رتبة أستاذ مساعد. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير سنوات الخبرة في العمل الاداري, ولصالح أصحاب الخبرة أكثر من (5) سنوات. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير الجامعة ولصالح بيت لحم. وقد ختم الباحث دراسته بعدة توصيات منها: 1- بناء برمجيات خاصة من قبل مراكز الحاسوب التابعة للجامعات في فلسطين لمواجهة العمل الإداري الذي يقوم به عميد الكلية/ رئيس القسم وتحميلها على شبكة من الحواسيب مربوطة بقاعدة بيانات, أو من خلال حواسيب شخصية يتم تحميل البرامج والتطبيقات اللازمة عليها, وان كان الخيار الثاني هو الخيار الاكثر مرونة لمواجهة العمل المكتبي الذي يتراكم بشكل كبير ويأخذ من وقت الإدارة جل وقتها, بالإضافة إلى إمكانية إضافة البرمجيات الخاصة التي تلزم كل إدارة على حدا. 2- عقد دورات تدريبية تقوم بها مراكز الحاسوب في الجامعات الفلسطينية في كيفية التدريب على نظام التشغيل المستخدم وكذلك على البرمجيات المتعلقة بالعمل الإداري. 3- ضرورة وضع وصف وظيفي محدد لكل من عميد الكلية / رئيس القسم من قبل دوائر التطوير في كل من الجامعات الفلسطينية بما يتلاءم وإمكانية حوسبة هذه المهام. 4- ضرورة إجراء دراسات أخرى متعلقة في تحليل نظم المعلومات التي يحتاجها عمداء الكليات ورؤساء الاقسام في الجامعات الفلسطينية.
هدفت هذه الدراسة إلى الكشف عن اتجاهات عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية إلى حوسبة مهامهم الإدارية التالية: - التخطيط الإداري للوحدة الإدارية ممثلة بالعمادة ورئاسة القسم. - التنظيم الإداري. - الإجراءات التوظيفية المطلوبة لتوظيف الكوادر اللازمة للوحدة الإدارية. - الرقابة على الوحدة الإدارية. - استعمال المعلومات وتنظيمها. - مهمات القسم الداخلية. كما هدفت إلى توفير قاعدة معلومات وبيانات وصفية تتعلق بالخصائص الأكاديمية لعمداء الكليات ورؤساء الأقسام بحيث يمكن الاستفادة منها في أغراض التطوير والتخطيط المستقبلي. وبالتحديد فان الباحث حاول في دراسته الإجابة عن الأسئلة التالية: 1. ما الأدوار الإدارية التي يمارسها عمداء الكليات ورؤساء الاقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية وأهمية كل منها بالنسبة إليهم؟ 2. ما الأدوار التي يقدرها عمداء الكليات ورؤساء الاقسام في الجامعات الفلسطينية أنها بحاجة إلى حوسبة؟ 3. هل تتأثر المجالات الادارية لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغيرات الجنس والعمر والرتبة الأكاديمية والخبرة في العمل الإداري والجامعة؟ وللإجابة عن هذه الأسئلة قام الباحث بتوزيع استبيان على أفراد مجتمع الدراسة المكون من جميع عمداء الكليات ورؤساء الاقسام في الجامعات الفلسطينية الخمس (جامعة النجاح, جامعة بيرزيت, جامعة بيت لحم, جامعة الخليل, جامعة القدس) والذين بلغ عددهم (133) عميد/ رئيس قسم), أعاد (120) منهم استجاباتهم أي بنسبة 90.22% وقد طور الباحث هذا الاستبيان الذي تضمن ست مهام إدارية رئيسية مفصلة إلى بنود فرعية عددها (57) مهمة فرعية , وقد تم التأكد من صدق الاختبار من خلال عرضه على لجنة من المحكمين عددها (15) مختصا وخبيرا في شؤون الإدارة والتربية وعلم الحاسوب وتم حذف كل فقرة لم تنل موافقة (80%) من أعضاء اللجنة. ومن أجل تحديد معامل الثبات لأداة الدراسة استخدمت طريقة الاتساق الداخلي باستخدام معادلة كرونباخ ألفا (Cronbach- Alpha) حيث وصل معامل ثبات مقياس مسؤولية المهمة (0.86) بينما جاء ثبات مقياس المهمة (0.92) أما معامل ثبات مقياس الحاجة إلى حوسبة المهمة فكان (0.87) وقد اعتبرت هذه النسب كافية للدلالة على ثبات الاختبار. ولأغراض التحليل الإحصائي في الإجابة عن أسئلة الدراسة تم استخراج المتوسطات الحسابية والانحرافات المعيارية لقياس معدلات القيم الخاصة بالمتغيرات, واحتساب معامل الارتباط (بيرسون) للمهام الادارية ولمتغيرات الدراسة. وقد توصل الباحث إلى عدة نتائج من أهمها: - نقص واضح في استغلال أجهزة الحاسوب من قبل عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية نظرا لعدم توفره في الدرجة الأولى وعدم وجود الوقت الكافي لديهم لمتابعة دراسته, ولنقص في الحصول على دورات تدريبية متعلقة بالعمل على الحاسوب. - ضعف في الدراية الكافية بالتشغيل لدى الكثير من العمداء ورؤساء الاقسام وعدم وضوح مجالات استغلاله في عملهم الاداري. - لا يوجد اتفاق واضح لدى عمداء الكليات ورؤساء الاقسام في الجامعات الفلسطينية على وجود وصف وظيفي مكتوب متعلق بوظائفهم الإدارية باستثناء وجود تعليمات إدارية يسيرون على هداها. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير الجنس وبفارق بسيط لصالح الإناث. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير العمر, ولصالح الفئة العمرية أكثر من (50) سنة. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير الرتبة الأكاديمية, ولصالح رتبة أستاذ مساعد. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير سنوات الخبرة في العمل الاداري, ولصالح أصحاب الخبرة أكثر من (5) سنوات. - تتأثر المجالات لدى عمداء الكليات ورؤساء الأقسام الأكاديمية في الجامعات الفلسطينية بمتغير الجامعة ولصالح بيت لحم. وقد ختم الباحث دراسته بعدة توصيات منها: 1- بناء برمجيات خاصة من قبل مراكز الحاسوب التابعة للجامعات في فلسطين لمواجهة العمل الإداري الذي يقوم به عميد الكلية/ رئيس القسم وتحميلها على شبكة من الحواسيب مربوطة بقاعدة بيانات, أو من خلال حواسيب شخصية يتم تحميل البرامج والتطبيقات اللازمة عليها, وان كان الخيار الثاني هو الخيار الاكثر مرونة لمواجهة العمل المكتبي الذي يتراكم بشكل كبير ويأخذ من وقت الإدارة جل وقتها, بالإضافة إلى إمكانية إضافة البرمجيات الخاصة التي تلزم كل إدارة على حدا. 2- عقد دورات تدريبية تقوم بها مراكز الحاسوب في الجامعات الفلسطينية في كيفية التدريب على نظام التشغيل المستخدم وكذلك على البرمجيات المتعلقة بالعمل الإداري. 3- ضرورة وضع وصف وظيفي محدد لكل من عميد الكلية / رئيس القسم من قبل دوائر التطوير في كل من الجامعات الفلسطينية بما يتلاءم وإمكانية حوسبة هذه المهام. 4- ضرورة إجراء دراسات أخرى متعلقة في تحليل نظم المعلومات التي يحتاجها عمداء الكليات ورؤساء الاقسام في الجامعات الفلسطينية.